Интранет – это самописная CRM система, предназначенная для автоматизации процесса управления взаимодействием с клиентами. Она тесно связана с АСР BGBilling и, в какой-то степени является более удобным интерфейсом биллинговой программы.
Правила заведения новых адресов в BGBilling
Проверка наличия адреса
ВАЖНО! Перед созданием нового адреса в биллинге, необходимо проверить, действительно ли отсутствует нужный адрес, и его нужно создавать.
Для это необходимо перейти в меню Справочники => Адреса и попробовать найти адрес по названию города, улицы или номеру дома. Так же справочник можно открыть сочетанием клавиш «Alt+A».
Если нужный адрес не найден, можно переходить к созданию нового адреса.
Добавление нового адреса
Правила добавления
Каждый новый адрес должен соответствовать общим правилам написания почтовых адресов Российской Федерации. Обязательным условием является использование общепринятых сокращений.
Примеры общепринятых сокращений
обл.
область (например: Вологодская обл.)
р-он
район (например: Чеховский р-он)
г.
город (например: г. Саратов)
пос.
поселок (например: пос. Матвеевский)
ул.
улица (например: ул. Рябиновая)
пр-т
проспект (например: пр-т Маршала Жукова)
пр-д
проезд (например: Коломенский пр-д)
пер.
переулок (например: Кривоколенный пер.)
наб.
набережная (например: наб. Тараса Шевченко)
пл.
площадь (например: пл. Гагарина)
б-р
бульвар (например: б-р Дмитрия Донского)
ш.
шоссе (например: Варшавское ш.)
д.
дом (например: д. 143)
корп.
корпус (например: корп. 2)
стр.
строение (например: стр. 1)
Если необходимо добавить новый дом(строение) в уже существующую улицу, проезд и т.д., нужно войти двойным кликом внутрь необходимой улицы и добавить недостающий дом(строение) в существующую улицу.
Если нужная улица(проезд, шоссе и т.д.) не найдена, необходимо несколько раз убедиться, что данная улица отсутствует в биллинге. Для этого, не выбирая страну и город, нужно попробовать её найти в поле поиска слева.
При добавлении нового адреса, запрещается вписывать в поле "Дом" наименование офиса, квартиры, этажа и т.д. клиента, для которого создается адрес. Добавление нового адреса не подразумевает его персонализацию для конкретного клиента, так как помимо данного клиента по этому адресу в последствии могут находится и другие уникальные клиенты.
Процесс добавления
Нажать кнопку « >> » в поле поиска «Страна»
В таблице стран появляется список со странами
Двойным кликом перейти по нужной стране к списку городов. Если заранее известно, что город уже заведен в справочнике, можно его найти, вбив название города в поле «Город».
В таблице «Города» появляется запись со строкой искомого города
Если в списке нет нужного города, необходимо его добавить
Нажать иконку «+» на тулбаре – откроется редактор городов
Ввести название города
Подтвердить, нажав «ОК»
Двойным кликом по этой записи перейти в список улиц по данному городу.
Ввести искомую Улицу в поле поиска улиц
Если улица не найдена, необходимо ее добавить
Нажать иконку «+» на тулбаре – откроется редактор улиц
Ввести название улицы
Подтвердить, нажав «ОК»
Двойной клик по появившейся строке с искомой улицей – переход в список домов по данной улице
Вводим искомый номер дома
Если в списке нет искомого дома, необходимо его добавить
Нажать кнопку «+» на тулбаре – откроется редактор домов
Ввести номер дома
Подтвердить, нажав «ОК».
ВАЖНО! Точный адрес клиента (с указанием подъезда, этажа, номера офиса, комнаты) необходимо вносить не в редакторе адресов, а в профайле клиента. После добавления и сохранения дополнительной информации в профайле клиента, необходимо выбрать формат адреса.
Вход в систему
Для входа в Интранет нужно ввести в соответствующие поля логин и пароль своей учетной записи.
Если пароль забыт или утерян, нужно нажать на фразу «Забыли пароль?» Откроется окно, с предложением ввести свой email для получения инструкций по восстановлению пароля
Общий интерфейс
Кнопка сворачивания основного меню
Панель активного (выбранного) пункта основного меню. С помощью этой панели можно создавать новые записи
Окно быстрого поиска (точного фильтра). Позволяет найти нужную информацию или уточнить некоторые фильтры
Индикация телефонных разговоров
Индикатор новых сообщений/уведомлений
Панель для работы с личным профайлом
Кнопка новостной панели и открытия панели Click-to-Call
Структура (основное меню)
Служба поддержки
Заявки
Справочники
Каналы
Клиенты
Компании
Объекты
Счета
Пользователи
Профили
Разрешения
Роли
Отчеты
Отчет по объектам
Отчет по счетам
Тревоги
Телефония
Поиск номеров
Помощь
База знаний
Справочники
Каналы
Для добавления нового канала нужно выбрать одноименный пункт раскрывающегося меню
Откроется окно создания нового канала
Идентификатор канала. Идентификатор канала указывается по схеме «адрес/поставщик». Пример: Шухова14/Авантел. Если каналов поставщика на объекте несколько присваиваем порядковый номер. Пример: Шухова14/Авантел_1
Тип. (L2-VPN; Q-in-Q; LTE; Арендуемое волокно, Интернет, Кроссировка, Лямбда, Радио канал, Своя оптика). В зависимости от выбранного типа канала могут открыться новые поля для заполнения.
Например, типы «Арендуемое волокно» и «Своя оптика» добавляют два поля «Точка терминации А», «точка терминации Б». В эти поля начинаем вводить адрес, потом выбираем из предложенных.
Тип "Кроссировка". Данный тип канала добавляет к форме создания нового канала связи, дополнительную форму с указанием деталей кроссировки. В случае выбора данного типа канала, Вам так же будет необходимо будет заполнить форму с дополнительной информацией о кроссировке.
Оператор – кто предоставляет канал
Принадлежит – кто платит за канал (Релком, Такл, Регион-телеком)
Объект (конечный)
Комментарий
Скорость
Стоимость
Начало действия
Комментарий
Важно! Список адресов во всех полях где предлагается выбрать адрес, формируется из базы данных BGBilling. В случае если необходимый Вам адрес отсутсвует в списке, его необходимо добавить в справочник BGBilling. См. «Правила добавления нового адреса в биллинг»
Что касается полей "Поставщик", "Принадлежит" и "Оператор точки А(Б)" (в случае выбора типа "Кроссировка") - список компаний в данных полях формируется из компаний с соответствующим типом заведенных в системе. В случае если компания отсутсвует в списке, Вам необходимо будет добавить её в справочниках компаний и обновить страницу создания нового канала.
Поэтому, перед заполнением всей остальной информации о канале рекомендуется проверять присутствует ли необходимая компания в списке. Это правило не работает для адресов, так как список адресов формируется "на лету" и после добавления адреса в справочник в биллинге, Вы без проблем сможете его выбрать из списка без перезагрузки страницы.
Клиент
Новый клиент заводится в систему через BGBilling при создании первого договора с клиентом
Фильтр
Категория. Категория поиска заявки (Название компании, email компании, номер договора, телефонный тариф, все клиенты)
Статус. Статус активности договора (Открыт, закрыт, приостановлен)
Адрес. Поиск по адресу подключения
Группа. Фильтр по принадлежности к группе
Сфера деятельности компании. Фильтр по сфере деятельности
Если в фильтре ничего не выбрать и нажать на кнопку «Применить» откроется информация по всем клиентам.
Используемая инфографика
Предоплатный
Интернет
Телефония
ЭДО
ВИП - клиент
Карточка клиента.
В карточку клиента можно войти, нажав на наименование клиента.
Вся информация в карточку поступает из биллинга
В карточке можно увидеть не только общую информацию о клиенте, но и его наработку и к какой администрации относится помещение, в которой он находится.
Компании
В этом справочнике отображаются: агенты влияния, администрации, поставщики, подрядчики, операторы. Фильтр по этим параметрам в разделе – тип контрагента. В этом разделе есть еще один тип: ГК Релком – для фильтрации компаний, относящихся к этой группе компаний
Новая компания заводится при выборе пункта подменю «Создание профиля компании» (1). Карточка компании открывается при нажатии на иконку просмотра или редактирования (2).
Тип. «Администрация»
Информация – адрес и общие контакты
Контакты – перечень контактных лиц с их контактами
Объекты – Объекты, которыми заведует данная администрация
Привязка объектов к Администрациям
В режиме «Редактирование профиля» зайти на вкладку «Объекты»
В выпавшем списке, напротив каждого объекта, выставить АДМ в той финансовой группе, которая действует на объекте
Выбрать тип «Администрация»
Нажать «Сохранить»
Фин. Группы – Описание финансовых взаимоотношений с АДМ.
Финансовая группа определяет тип финансовых отношений с АДМ и позволяет анализировать различные схемы отношений. Для этого может быть создано несколько фин. групп
В профиле компании, являющейся АДМ, в режиме «Редактирование профиля» необходимо зайти на вкладку «Фин.группы»
Если еще не создано ни одной фин. Группы, нажать на кнопку «+» справа, если уже есть, как минимум, одна группа, нажать на кнопку «Добавить группу»
Далее необходимо указать:
Наименование группы – Наименование группы начинается с названия АДМ, плюс может быть добавлено обозначение введенных модификаторов.
Тип списания – выбрать: фиксированная сумма или процент
% или сумма – указать величину процента или суммы
Далее нажать «Сохранить»
Финансовый отчет – выводится по результатам, полученным после применения финансовых групп
Файлы – возможность привязать файлы (в режиме редактирования профиля)
История – описание истории вносимых изменений
Тип. «Оператор»
В этом типе появляются две закладки «Каналы» и «Договоры».
Каналы – список каналов оператора с указанием конечного объекта и стоимости
Договоры – прикрепленные договоры с оператором (ссылки)
Тип. «Подрядчик»
Перечень компаний, которые оказывают услуги для СПАРК ТЕЛЛ
Тип. «Поставщик»
Перечень компаний, которые поставляют СПАРК ТЕЛЛ расходные материалы и оборудование
Создание нового профиля компании
Короткое название или ФИО – название юр.лица, или ФИО ИП (или физ.лица). В системе реализована связка с налоговой базой данных юридических лиц Российской Федерации, поэтому, при введении названия компании в поле "Короткое название или ФИО" - система покажет найденные компании, их ИНН и юридический адрес.
Для того чтобы понять какую именно компанию необходимо выбрать, нужно знать юридический адрес компании или её ИНН. После выбора компании, поля юридическое название, ИНН, КПП и юридический адрес будут заполнены автоматически.
ВАЖНО! В случае если компания уже заведена в системе, появится соответствующее предупреждение, и система не даст создать дубль.
Бренд компании – наименование бренда
Логотип компании – есть возможность вставить изображение логотипа
Юридическое название – полное название компании вместе с указанием формы собственности
Юр/физ лицо – указание статуса контрагента. При внесении ИП – указываем юр.лицо
Комментарий
Реквизиты (ИНН, КПП, юридический адрес и адрес доставки документов)
Контактная информация (тип контрагента, телефон, факс, email, сайт)
Тип контрагента (агент влияния, администрация, ГК Релком, оператор, подрядчик, поставщик) – описание типов см. выше. Типов контрагента у компании может быть несколько. Например, одна и та же компания может быть и администрацией, и оператором. Однако, существует два типа которые не могут пересекаться между собой - это тип Администрация и Агент влияния. Если выбрать одновременно эти два типа – будет указана соответствующая ошибка.
Чек-бокс «Разрешить добавление пользователей». Параметр позволяет привязывать пользователей к данной компании. Необходимо отметить если компания имеет доступ в систему.
Объекты
Справочник объектов с указанием каналов, подключенных к ним, количества подключенных клиентов, АДМ и агентов влияния.
Для просмотра и или редактирования профиля объекта необходимо нажать на соответствующий значок в правой части строки с названием объекта.
Общая информация – адрес, тип и класс, статус объекта. Тип – это бизнес-центр, ТРЦ, офисное здание и проч. Класс здания (от D до A+) – зависит от инфраструктуры и расположения здания. Статус: подключен, телефония, сопровождение, юр.адрес, архив. Подключен – объект нами подключен по нашему, или арендуемому каналу; телефония – на объекте только телефонные клиенты; сопровождение – на объекте только сопровождаемые клиенты; юр.адрес – адрес объекта внесен в биллинг, как юридический адрес какой-то компании.
Клиенты – перечень клиентов, находящихся на объекте
Привязка клиентов, находящихся на объекте к АДМ
В режиме редактирования во вкладке «Клиенты» нажать на кнопку «Редактровать» - иконка карандаш
В выпавшем окне выбрать, какой АДМ показывается этот клиент и какие его услуги показываются. Если АДМ выплачивается фиксированная сумма, то нужно выбрать все услуги. При необходимости, также нужно выбрать Агента влияния, если услуги этой компании ему показываются
Администрации – перечень администраций объекта с указанием финансовой группы администрации, действующей на этом объекте.
Агенты влияния - перечень агентов влияния по данному объекту с указанием финансовой группы агента, действующей на этом объекте.
Каналы – перечень каналов, приходящих на объект, с указанием их идентификатора, типа, стоимости и скорости
Финансовый отчет – сводный финансовый отчет по объекту с указанием доходов и затрат.
Файлы – перечень ссылок на файлы, относящиеся к данному объекту (топологии, фотографии и проч.)
История - описание истории вносимых изменений
Счета
Фильтр
Тип счета
По умолчанию в списке счетов показаны все типы счетов выставленных в биллинге. Используя поле "Тип счета" можно отфильтровать счета по типам. Счета условно делятся на 3 типа.
Без указания компании. Принадлежат компании ООО "Релком";
C указанием компании Лайт Телеком. Принадлежат компании ООО "Лайт Телеком";
C указанием компании Такл. Аналогичное предыдущему пункту, принадлежат компании ООО "Такл";
Счета делятся на несколько типов:
Дебетовые счета. Выставляются в начале месяца за следующий месяц.
Кредитные счета. Выставляются в середине или в конце месяца за текущий или прошлый месяц.
Счета за наработку. Выставляются в конце месяца или начале следующего за наработку текущего месяца. Например, услуги телефонной связи, по факту наработки.
Текущие счета. Выставляются в течении месяца за дополнительные услуги.
Таким образом используя поле "Тип счета" Вы можете отфильтровать счета по их типам. Все счета имеют интуитивно-понятное название.
Месяц, год
По умолчанию выбраны текущий месяц и год. Для сокращения времени работы механизма "Счета", можно одновременно выбрать не более 3х месяцев. Важно понимать, поле месяц подразумевает не месяц, когда был выставлен счет, а месяц, за который выставлен счет.
Используя «тип счета» и «месяц, год» можно достаточно точно настроить выборку счетов.
Статус в биллинге
По умолчанию выбрано - не оплачен. Данное поле позволяет узнать признак оплаты счета в биллинге. Ниже мы подробнее остановимся на этом поле, так как оно необходимо для комбинирования с полем фильтра "Статус синхронизации".
Статус синхронизации
Одно из важнейших полей, которое позволяет понять, что происходит со счетом в течении его жизненного цикла. Важно сказать, все счета за текущий, прошлый и следующий месяц синхронизируются с биллингом каждый час. После синхронизации счету присваивается определенный статус. Каждый из статусов будет описан ниже.
Статус "Новый". Присваивается новому счету, который был создан за последний час с момента последней синхронизации. Как правило этот статус держится у счета не более одного часа, до момента следующей синхронизации. Поэтому особое внимание данному статусу мы уделять не будем.
Статус "Синхронизирован". Данный статус присваивается счету, который не претерпел никаких изменений в биллинге и прошла очередная синхронизация. То есть все счета из статуса "Новый", в случае если они не были оплачены или удалены в биллинге, переходят в статус "Синхронизирован".
Статус "Статус изменен". В данный статус попадают счета у которых изменился признак оплаты в биллинге. То есть если счет был не оплачен и имел статус синхронизации "Синхронизирован" или "Новый" в системе, а после признак оплаты в биллинге изменился (с не оплачен на оплачен или наоборот?!) счет попадает в статус "Статус изменен". Как мы и говорили ранее, на данном этапе полезна будет комбинация данного статуса с фильтром статуса в биллинге. Выбрав статус синхронизации "Статус изменен" и статус в биллинге "оплачен" мы увидим результат работы по обзвону клиентов, в случае если оператор звонивший клиенту оставил комментарий или использовал механизм звонка из системы. Так же в каждом счете видна история по работе с ним, но об этом чуть позже.
Статус "Удален из биллинга". Данный статус присваивается счетам которые были удалены из биллинга и более не нужны. Такие счета необходимо удалять из системы, дабы не засорять её.
Чек-бокс "С моими комментариями"
Данный чек-бокс позволяет отфильтровать счета, с которыми Вы ранее работали и к которым оставили комментарий. Полезно при разделении счетов по операторам и фильтрации счетов непосредственно самим оператором.
Описание интерфейса
Дата выставления счета
Статус синхронизации
Статус в биллинге
Дата и время синхронизации счета
Кнопка закрытия (сворачивания) комментария
Кнопка принудительной синхронизации
Сумма отфильтрованных счетов
Кнопки операции со счетом: редактирование и удаление. Кнопка редактирование открывает подробную информацию о счете. Удаление счета доступно только для тех счетов, которые были удалены из биллинга и имеют статус синхронизации "Удален".
Информация о счете.
Контакты – информация о счете, контактные телефоны и email
Звонки – Таблица с телефонными разговорами по вопросам этого счета
Комментарии – все комментарии, оставленные сотрудниками при обработке данного счета
История – история вносимых изменений с описанием изменений, автором изменений и датой/временем.
Пользователи
Данный раздел содержит профили сотрудников, позволяет конфигурировать их доступ и управлять ролями
Профили
Раздел профили содержит различную информацию о сотрудниках компании. Для управления видимым списком профилей существует два инструмента: «фильтр» и «сортировка»
Фильтр
По компании, в которой работает сотрудник. Позволяет, при необходимости, увидеть профили сотрудников подрядных организаций. Для этого в этом разделе нужно выбрать соответствующую компанию
По департаменту, к которому относится сотрудник
По рабочему статусу: работает, испытательный срок, не работает, в отпуске
Сортировка
Этот инструмент позволяет сортировать список по: email, дате рождения, департаменту, компании, рабочему статусу, фамилии. Последний критерий позволяет выбрать сортировку по возрастанию/убыванию.
Строка профиля сотрудника в списке профилей
Строка профиля сотрудника в списке профилей имеет четыре блока:
Фотография сотрудника
ФИО сотрудника, дата рождения, его рабочий статус и информация о доступе в систему
Компания, в которой работает сотрудник, департамент и должность сотрудника
Контакты: email, мобильный телефон, внутренний номер сотрудника
Карточка сотрудника
Для входа в карточку сотрудника нужно выбрать соответствующую иконку, которая находится на фотографии сотрудника. Есть возможность войти в двух режимах: просмотр, редактирование.
Внутри карточки сотрудника, кроме информации, которую можно увидеть в строке перечня сотрудников можно увидеть статистику работы сотрудника и файлы, касающиеся информации о сотруднике.
Работа со своей карточкой в режиме редактирования
В закладке «Информация», кроме внесения общей информации (ФИО, контакты) можно создать почтовую подпись.
В закладке «Пароли» - изменить пароль
В закладке «Настройки»:
В разделе «Домашняя страница» можно настроить стартовую страницу Интранета. Для этого нужно:
В разделе «домашняя страница» выбрать путь до страницы, которая будет использоваться в качестве стартовой
Активировать чек-бокс «сохранять быстрый поиск»
Можно выбрать отображаемое количество комментариев, а также звуки при оповещении и звонке.
В закладке «Уведомления» можно настроить - отправлять или не отправлять (и куда) уведомление в таких случаях, как:
помещение в хранилище;
удаление из хранилища;
помещение в резерв;
удаление из резерва;
истек срок нахождения в хранилище;
истек срок нахождения в резерве.
Для этого:
необходимо активировать нужные чек-боксы
нажать кнопку «подписаться на уведомления».
Разрешения. Роли
Эти разделы позволяют создавать стандартные ролевые профили для систематизации уровней и вариаций доступа в систему.
Отчеты
Отчет по объектам
Отчет по объектам – это сводная таблица по доходам и расходам на каждом из объектов, в которых есть активные клиенты, есть или были активные каналы.
Отчет по счетам
Отчет по счетам отображает список счетов, выставленных в выбранный месяц. Счета можно фильтровать по статусу оплачен/не оплачен; состояние статуса можно рассматривать на выбранную/указанную дату.